مهام إدارة التخطيط والميزانية - The General Department for Administrative and Financial Affairs
أولا: إدارة التخطيط:
· اقتراح سياسات وبرامج ومشاريع الخطط الخمسيّة للجامعة وعرضها على معالي مدير الجامعة.
· إعداد تقارير متابعة الخُطة السنويّة بالتنسيق مع وزارة الاقتصاد والتخطيط .
· إعداد دراسة لمتابعة وتقييم الخُطط بصورة دوريّة وتقديم التقارير عن سير التنفيذ.
· تحديد الاحتياجات الفعلية من القوى البشرية على ضوء حاجة العمل بالتنسيق مع الإدارة العامة لشؤون اعضاء هيئة التدريس والموظفين .
· الاشتراك مع الجهات المختصة في إعداد الخطة الخمسية للتنمية الجامعة واقتراح البرامج الزمنية المتعلقة بتنفيذ الخطط التشغيلية المعتمدة للجامعة حال تبليغها من وزارة الاقتصاد والتخطيط .
· إعداد التقرير السنوي لمتابعة تنفيذ الخطة وفقا لمتطلبات وزارتي الاقتصاد والتخطيط ووزارة التعليم.
· إعداد التقرير السنوي عن أوجه نشاطات وإنجازات الجامعة خلال العام الدراسي وإقراره من مجلس الجامعة لكي يقوم برفعه إلى مجلس التعليم .
· جمع وتدقيق وتصنيف وعرض البيانات الإحصائية الخاصة بكل ما يتعلق بنشاطات الجامعة المختلفة وإجراء التحليل الإحصائي .
· إعداد الكراسات الإحصائية الدورية وفقاً للنماذج المبلغة من وزارة التعليم ,لطلاب وطالبات الجامعة والقوى العاملة .
· تزويد الجهات المعنية والرسمية بالبيانات والإحصائيات والمعلومات الخاصة بالجامعة .
· القيام بأية أعمال أخرى توكل إليها وتدخل في مجال اختصاصاتها .
ثانيا: إدارة الميزانية
· تلقي ميزانية الجامعة وعرضها للإدارة العليا.
· تبليغ الميزانية بعد صدورها للوحدات ذات العلاقة بالجامعة لبدء التنفيذ وفقاً للقواعد والتعليمات الواردة بالمرسوم الملكي باعتماد الميزانية وإصدارها
· إعداد مذكرة توضيحية لأهم مؤشرات ميزانية العام المالي الجديد.
· متابعة تنفيذ الميزانية.
· تجميع البيانات وإعداد الإحصائيات المتعلقة بالميزانية.
· إعداد تقرير إيرادات الجامعة ورفع ذلك للجهات المعنية.
· إدخال ميزانية الجامعة في النظام المالي في حال تبليغ الجامعة بميزانيتها .
· وضع خطة لإعداد مشروع ميزانية الجامعة وفقاً للتصنيف الإقتصادي الجديد (إحصاءات مالية الحكومة) , والتنسيق مع وحدات الجامعة ذات العلاقة كليات وعمادات ومراكز وإدارات فيما يتعلق بالبيانات اللازمة لإعداد مشروع الميزانية .
· مناقشة ودراسة مشروعات الميزانية المقدمة من جهات الجامعة قبل إدراجها في مشروع ميزانية الجامعة .
· إعداد كافة المعلومات والبيانات المتعلقة بمشروع ميزانية الجامعة وفقاً للتعليمات والنماذج الصادرة من وزارة المالية في هذا الشأن .
· بعد إعداد مشروع الميزانية في صورته النهائية يتم رفع المشروع مرفقاً به مذكرة إيضاحيه كاملة إلى مجلس الجامعة للنظر في اعتماده .
· إعداد التعديلات على مشروع الميزانية وفقاً لرأي الإدارة العليا.
· تزويد الإدارة العليا وغيرها من قطاعات الجامعة والجهات الخارجية ذات العلاقة بالمعلومات والبيانات التي تطلب من إدارة الميزانية.
· دراسة ماقد يحدث للصرف من عجز في بعض الأعتمادات لبنود وبرامج ومشاريع أبواب الميزانية من خلال دراسة الموقف المالي.
· متابعة إجراء المناقلات المالية بين البنود لتسديد المستحقات وتدبير الفروقات .
· دراسة تدبير تكاليف واعتمادات المشاريع والعقود ذات العجز.
· إعداد مشروع المناقلات بين البنود والبرامج والمشاريع ورفعها إلى وزارة المالية أو وزارة التعليم العالي للموآفقه عليها.
· إدخال المناقلات التي تمت الموافقة عليها وتنفيذها بين بنود الميزانية وأبوابها.
· رفع تقرير دوري لمعالي مدير الجامعة ولسعادة وكلاء الجامعة عن متابعة الصرف على أبواب الميزانية بالتنسيق المباشر مع الإدارة المالية بالجامعة
· إعداد مذكرة الوظائف ( التشكيلات الوظيفية) ضمن مشروع الميزانية السنوية الذي يرفع لوزارة المالية سنويا بعد جمع المعلومات بنماذج خاصة حول احتياجات قطاعات الجامعة للسنة المالية الجديدة سواء من الوظائف أو احتياجاتها الأخرى .
· الاشتراك في إعداد نماذج تحوير وظائف التشكيلات الإدارية والفنية بالجامعة التي يتم رفعها لوزارة الخدمة المدنية
· المشاركة في إعداد تصنيف وترميز الوظائف المعتمدة بتشكيلات أعضاء هيئة التدريس , المدرسين , الإدارية والفنية ، الصحية ، المستخدمين ، العمال
· تنفيذ الارتباطات المالية لجميع أبواب الميزانية مع مراعاة ضرورة الارتباط مسبقا قبل إجازة أي صرف أو تسوية على حساب المصروفات .
· المتابعة المستمرة لتحفيز الإدارات بالجامعة على سرعة إنهاء إجراءات المعاملات المرتبط عليها حتى يتم صرفها قبل إيقاف الصرف على بنود الميزانية .
· إعداد الدراسات والمذكرات المالية المحولة للإدارة من قبل الإدارة العليا للجامعة .
· إعداد المذكرات المالية اللازمة لإصدار القرارات الوزارية للمناقلات بين بنود وبرامج ومشاريع ميزانية الجامعة .
· المشاركة وتقديم الدعم الفني وتوفير المعلومات للجنة الدائمة لإعداد مشروع الخطة الخمسية .
· الرد على استفسارات الوزارات والإدارات ذات العلاقة ( وزارة المالية , وزارة التعليم , وزارة الاقتصاد والتخطيط)
القيام بأية أعمال أخرى توكل إليها وتدخل في مجال اختصاصاتها .