تتعدد مهام مكتب الاتصالات الإدارية ووحدة مراقبة الدوام : لتشمل إدارة المراسلات والملفات، وتنسيق المعاملات، وأرشفة الوثائق، وضمان دقة وفعالية عملية الحضور والانصراف للموظفين، مع إعداد التقارير الدورية وتقديم المقترحات التحسينية لرفع مستوى الأداء العام. 

مهام مكتب الاتصالات الإدارية:

  • استقبال وتسجيل المراسلات: 

    استلام كافة المعاملات والمراسلات الواردة والصادرة وتدوينها وتسجيلها بشكل إلكتروني. 

  • توزيع المراسلات: 

    إحالة المراسلات والقرارات والتعاميم إلى الإدارات والجهات المختصة داخل المنشأة وخارجها. 

  • تنظيم وحفظ الملفات: 

    تنظيم وحفظ جميع الملفات والمعلومات والوثائق الهامة بأسلوب يسهل استرجاعها وفهرسة المعاملات القديمة. 

  • الأرشفة: 

    أرشفة جميع الوثائق والمعاملات والمراسلات الواردة والصادرة في النظام الإلكتروني والورقي، مع صيانة الأرشيف وحمايته من التلف والضياع. 

  • تسهيل التواصل: 

    إدارة التواصل الهاتفي وإدارة الضيافة وتجهيز قاعات الاجتماعات. 

  • متابعة المعاملات: 

    متابعة تنفيذ المعاملات داخل وخارج الوحدة وإعداد تقارير دورية عن المعاملات المتأخرة.