المهام - إدارة مراقبة المخزون
مهام وإختصاصات الإدارة:
• مسك بطاقات مراقبة صنف مناظرة لبطاقات الصنف بهدف الرقابة على حركة الأصناف في المستودعات ويتم القيد في تلك البطاقات من واقع المستندات المؤيدة.
• مسك بطاقات عهدة للأصناف المستديمة المصروفة كعهدة شخصية للموظفين وكذلك بطاقات عهدة للأصناف المستديمة المصروفة عهدة للإدارات والأقسام والمواقع التابعة للجامعة.
• حفظ المستندات المؤيدة للقيود.
• القيام بكل ما يتعلق بإجراءات وضبط قيود حركة الأصناف في البطاقات .
• إجراء مطابقة على فترات دورية للقيود الواردة في بطاقات مراقبة الصنف على تلك الواردة في بطاقات الصنف.
• حصر ومتابعة الأصناف التي يتقرر إصلاحها أو منحها أو بيعها أو إتلافها بموجب تقارير دورية ترسل للمشرف العام على الشؤون الإدارية والمالية.
• تزويد الجهات ذات العلاقة بالبيانات والمعلومات المستودعية اللازمة في حال حدوث عجز أو فقد أو تلف أو غير ذلك كتقدير الاحتياجات السنوية .
• الاشتراك مع لجان تحديد المعدلات الخاصة بتموين غرف الإمداد والطوارئ والمواقع واللجان الأخرى حسب الحال.
• فحص البيانات الخاصة بالراكد والمكدس من المخزون وإبداء التوصيات بشأنها.
• تقرير ما يلزم بشأن تخزين الأصناف أو صرفها مباشرة.
• إجراء مطابقة شهرية للأرصدة الفعلية لبعض الأصناف في المستودعات مع ما يقابلها من أرصدة مسجلة في بطاقات مراقبة الصنف للتحقق من انتظام القيود.
• الحد من عدد الأصناف المتشابهة وفقا للمقاييس التي تضعها الهيئة العربية السعودية للمواصفات والمقاييس.
• إعداد بيانات عن قيمة العجز والزيادة في أرصدة الأصناف من واقع استمارات وتقارير لجان الجرد أو تقارير ديوان المراقبة العامة.
• دارسة تقارير الجرد واستخراج أرصدة المخزون ووضع قيمة لها في نهاية كل سنة مالية.
• إجراء عمليات الجرد وفقا للمادة (27) والمادة (28) من قواعد وإجراءات المستودعات الحكومية .
• إجراء الدراسات اللازمة لتحديد مستويات التخزين المناسبة وتحديد الكمية الاقتصادية للتخزين لتجنب النقص أو الزيادة في الأصناف المخزنة.